«¿Cuántos estudiantes ingresaron por primera vez a la Universidad en 2017 en el interior, y de ellos cuántos son mujeres?», o «¿cuántos estudiantes que se inscribieron al nuevo plan de estudios de tal carrera, hicieron al menos alguna actividad al día de hoy, y ya ganaron 100 créditos?»; preguntas como esas pueden surgir a diario en diversos ámbitos universitarios y ser fundamentales a la hora de tomar decisiones. En algunos meses, cuando estén funcionando los primeros módulos del Sistema de Información Integrado de la Udelar (SIIU), estas y otras consultas podrán responderse rápidamente.

El desarrollo de SIIU fue impulsado tras la realización, hace tres años, de las primeras Jornadas sobre Planeamiento Estratégico, Información y Evaluación en la Universidad de la República (Udelar), en las que participaron varios especialistas del exterior, además de autoridades y representantes de todos los servicios universitarios. El encuentro fue promovido por el rector Roberto Markarian, con el objetivo de fortalecer y profundizar el planeamiento estratégico y la evaluación en la institución, «en su más amplio sentido y más amplias dimensiones: evaluación de proyectos, de programas, de planes de estudio, de los aprendizajes, y para favorecer la disponibilidad de la información en general». Así lo explicó el prorrector del Enseñanza Fernando Peláez, al ser consultado por el Portal de la Udelar sobre el nuevo sistema.

«Las jornadas fueron muy exitosas», señaló, «pretendían dar un puntapié inicial para tener insumos respecto a estos temas, estudiar el asunto con más atención, y eventualmente crear una estructura central y fuerte que se dedicara a estas temáticas». En realidad, la Ley de presupuesto de 2015 no asignó fondos para financiar los proyectos transversales relacionados con ese desarrollo, por lo tanto no fue posible crear una estructura dedicada a estas tareas, lamentó.

De todas formas el evento tuvo derivaciones importantes. La primera de ellas fue la creación del Grupo de Información, Evaluación y Planificación Estratégica (GIEPE), que se encargó de elaborar un informe sobre las jornadas y luego continuó trabajando en la elaboración de propuestas vinculadas a estas áreas. El grupo avanzó esencialmente en dos cuestiones: una tiene que ver con la acreditación de carreras, explicó. Se desarrollaron pautas para hacer posible un proceso de acreditación de carreras interno, opcional, «para que aquellas carreras que quieran pasar por una experiencia de autoevaluación lo puedan hacer, más allá de la experiencia fuerte que algunas facultades ya tienen con el sistema de acreditación del Mercosur».

Por otro lado, se comenzó a trabajar en el desarrollo del SIIU, con un equipo técnico integrado por delegados del Servicio Central de Informática de la Udelar (Seciu), de la Dirección General de Planeamiento (DGPlan) y por Gabriel Errandonea, coordinador técnico del GIEPE y de la unidad de sistemas de información de la enseñanza de la Comisión Sectorial de Enseñanza (CSE).

Previamente, se realizó un relevamiento en distintos servicios universitarios, con el objetivo de identificar necesidades específicas en cuanto a la información. Peláez destacó que «este relevamiento conducido por Errandonea se constituyó en un trabajo de investigación importante, que estuvo sustentado en 65 entrevistas a decanos y personas con diferentes responsabilidades, vinculado a los requerimientos de información». En base a los resultados, el grupo definió cuáles eran las principales funcionalidades que debía tener el sistema. Entre otras conclusiones, el estudio evidenció la necesidad de que los recursos de información se presenten «en formatos más manipulables por la propia unidad o servicio, atendiendo fundamentalmente al principio general del acceso a bases de datos abiertos».

En la sesión del 4 de abril de este año el CDC tomó conocimiento del informe de avance sobre la gestación del SIIU presentado por Peláez y por el entonces prorrector de Gestión Gustavo Giachetto. También aprobó la estructura inicial propuesta, que consiste en los siguientes dos módulos: «Indicadores de la Udelar», que incluirá el Sistema de Indicadores para la Evaluación Universitaria y otros indicadores definidos por diferentes unidades especializadas de la Udelar; y el de «Análisis de la información», que consistirá en un tablero de datos para la consulta personalizada de información. Como se ha decidido comenzar a trabajar con la función de enseñanza, se designó un Grupo de Conducción del proceso de desarrollo del SIIU–Enseñanza, integrado por los prorrectores de Gestión Administrativa y de Enseñanza, las directoras de la DGPlan y de Seciu, y el coordinador de sistemas de información de la CSE. Este grupo orientará al equipo técnico de trabajo estableciendo las definiciones institucionales que se requieran y deberá informar al CDC sobre el progreso del SIIU-Enseñanza.

Quiénes, cuándo, dónde, cómo

El sistema «va a permitir que, con los registros ya consolidados, un decano consulte por ejemplo “cuántos estudiantes que se inscribieron al nuevo plan de estudios de tal carrera, hicieron al menos alguna actividad al día de hoy, y ya ganaron 100 créditos”, por decir una pregunta de las miles que pueden servir para evaluaciones, seguimiento de planes de estudio, para definir políticas, para definir programas de apoyo. Se podrá consultar a la vez “cuántos estudiantes ingresaron por primera vez a la Universidad en 2017 en el interior, y de ellos cuántos son mujeres”. Esos datos van a aparecer al instante», afirmó Peláez.

Más allá de esto, hay que tener en cuenta que el SIIU se constituirá en una herramienta mucho más rica y compleja, indicó. A mediano y largo plazo, irá integrando todos los sistemas existentes hoy en la Universidad y posiblemente algunos de fuera de la institución, como por ejemplo el que utiliza el Instituto Nacional de Estadística para analizar la estructura poblacional. Si bien otras instituciones optan por encargar y comprar un sistema integrado de información, la Udelar prefirió «generar una base sistémica y trabajar por módulos», es decir, «se está aprovechado la estructura isomórfica que ya existe, con sistemas que ya están operando». Como punto de partida se consideró el Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE), que fue creado en Seciu en un formato que incluye «una buena proporción de características que va a exigir el SIIU», explicó.

En un comienzo habrá un número limitado de datos ingresados, pero está previsto que la carga de información aumente, y de esa manera la cantidad y variedad de consultas posibles. «Lo que importa es que la estructura sistémica nos permite seguir creciendo. Se avanza paso a paso, pero las potencialidades son gigantescas», señaló.

El SIIU irá incorporando funcionalidades, como por ejemplo, las preguntas frecuentes. «Cuando el sistema empiece a ver que una pregunta se repite desde las distintas facultades, entonces la va a incorporar con ese formato. La idea es esa, que se vaya alimentando a sí mismo y creciendo cada vez más», indicó Peláez. Considerando la información disponible hoy, algunos indicadores no se podrán conocer en las primeras etapas, por ejemplo, la razón docente/estudiante, porque supone el cruzamiento de datos provenientes de dos sistemas, o la razón superficie de aula/cantidad de estudiantes, hasta que toda la información sobre la infraestructura edilicia de la Udelar se incorpore al sistema.

Las consultas que sí estarán disponibles desde el comienzo refieren a la inscripción y a la actividad del estudiante. Se está diseñando un indicador para el estudiante activo, que toma como referencia lo actuado en los últimos dos años, y otro para el estudiante efectivo, que solo considera un año de referencia. «Las inquietudes que tenemos en la CSE tienen que ver con las trayectorias, los planes de estudio y programas de cursos; son fuentes de información a las que hoy es complejo acceder y que dependen del esfuerzo que ha hecho cada servicio para disponibilizarla».


Transversal e integrado

Algunos desafíos que se plantean en el diseño del sistema surgen del manejo de la información cuando un estudiante cursa materias de distintos servicios, o cuando una única actividad acredita para más de una carrera. «Son ejemplos interesantes de las cuestiones complejas pero muy importantes que tienen que ver con la movilidad estudiantil y los procesos de flexibilización, con el concepto de estudiante de toda la Universidad y no solo de una carrera o una facultad. Esperamos que se pueda avanzar sobre ellas y encontrar soluciones. Estamos en el inicio de un proceso largo que va a traer un cambio sustantivo, no solamente por la información que va a dar ya desde el comienzo, por la calidad y la rapidez de esa información para los que necesitan tomar decisiones en un cierto plazo, sino por las potencialidades que tiene de ir mejorando las formas en que se carga la información, e incorporando nueva información que no ha sido colectada antes», explicó.

A semejanza de lo realizado con la función de enseñanza, actualmente otro equipo técnico está trabajando en la determinación de indicadores para evaluar y monitorear la investigación que se realiza en la Udelar. Una vez que se decida cuál es la información relevante, podrá registrarse para alimentar el sistema. En el área de la Extensión y las Actividades en el Medio, se entiende que hace falta una discusión más profunda para la definición de los indicadores observables que le interesan a la Universidad.

El objetivo final en el desarrollo del SIIU es integrar completamente todos los sistemas que existen actualmente en la Udelar, de manera transversal y horizontal. «Además del SGAE tenemos el Expe+, el Sistema Integrado de Administración de Personal y otros sistemas. Hoy, cuando un docente aspira a un llamado en una facultad y antes trabajó en otra, tiene que ir a la Sección Personal del servicio anterior y pedir una constancia laboral con la historia de todo lo que hizo. Le dan un papel, y así puede juntar todos los papeles en todas las facultades donde trabajó para presentarse a un cargo dentro de la Universidad. Eso debería estar integrado en un sistema único, es un ejemplo sencillo que está dentro de los objetivos que se pretenden lograr».

Peláez destacó que la Udelar ha tenido contactos interesantes con la ANEP: «ellos también están tratando de generar un sistema único que registre toda la trayectoria de cada estudiante, desde la educación inicial hasta que termina. Estamos en un contacto muy abierto, hay un gran interés por parte de ellos y también de la nuestra para que en el futuro de alguna manera podamos compartir nuestros sistemas. Sería maravilloso poder tener un seguimiento de los estudiantes a lo largo de toda su vida».

Además, ambas instituciones vienen trabajando para unificar criterios de evaluación, de manera de lograr indicadores comparables para medir las trayectorias educativas de nivel terciario. «Hasta el presente la información sobre las trayectorias de los estudiantes de una y otra institución se miden y conceptualizan de forma muy distinta». Esta colaboración «es relevante para pensar un Sistema Nacional de Educación Terciaria Pública que realmente funcione como tal, para avanzar en un verdadero sistema con posibilidades de movilidad, tanto de docentes como de estudiantes». Agregó que todos los esfuerzos que se están haciendo en el interior, donde hay varios emprendimientos compartidos entre la Udelar, la ANEP, y también la Universidad Tecnológica, tarde o temprano van a demandar información que pueda reflejar el trabajo conjunto.

 

 

 

*Noticia tomada de: http://universidad.edu.uy

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